Wie sicher telefonieren Sie auf Englisch?

Bildnachweis: Annie Spratt

Sie sprechen verhandlungssicheres Englisch und kommunizieren mit deutschen Kund*innen und Partner*innen effektiv am Telefon. Warum reicht das nicht, um auch international gehört zu werden?

Gute Kommunikation beruht auf mehr als sprachlicher Kompetenz. Vor allem am Telefon sind regionale Umgangsformen und Gepflogenheiten wichtig. Mit der richtigen Begrüßung und einem bewussten Aufbau des Gesprächs schaffen Sie Kontext und Vertrauen. Das ist am Telefon besonders wichtig, denn ohne visuelle Hilfen gilt es kulturellen Missverständnissen vorzubeugen. Worauf sollten Sie also achten, wenn das nächste Auslandstelefonat ansteht?

Internationale Telefonate

Deutsche haben den Ruf, sehr direkt und sachlich zu sein. Das bestätigt sich oft am Telefon, denn hierzulande folgt auf das „Guten Tag“ der eigene Name, die Firma und dann nennt man auch schon den Grund des Telefonates. Das mag sehr effektiv sein, kann ich vielen Ländern aber sehr unhöflich wirken und schnell die Stimmung verderben.

Nicht mit der Tür ins Haus fallen

In den meisten anglophonen Ländern gehört die Frage nach dem Befinden zu einer höflichen Gesprächseröffnung. Die Antwort darf ruhig kurz sein und sollte positiv ausfallen. Dies mag oberflächlich anmuten, doch man kann so seine gute Absicht und gegenseitigen Respekt zeigen. Damit ist der Einstieg ins Telefonat auch etwas weicher.

Kennt man die Gesprächspartner*in besser, kann man gerne noch etwas Small Talk halten. Das ist Beziehungspflege und man beweist, dass man bei vorherigen Gesprächen aufmerksam war.

Die Buchstabierregeln bzw. die Buchstabiertafel kennt nicht jeder

Im anglophonen Raum kennt man Buchstabiertafeln vor allem aus dem militärischen Kontext. In Deutschland hingegen wird  gern nach der Norm DIN 5009 buchstabiert. Die Norm sorgt im Idealfall für mehr Präzision, doch sie setzt voraus, dass alle die Norm kennen. Andernfalls sorgt man für mehr Verwirrung als Klarheit.

Die Buchstabiernorm ist übrigens auch in Deutschland nicht unumstritten. Die Wörter, welche die Buchstaben ersetzen, sind kulturell nicht neutral. Deswegen geht es bei der Debatte um „Nordpol“ oder „Nathan“ um viel mehr als das akustische Verständnis.

Bleiben Sie flexibel

Vor allem bei internationalen Gesprächen geht nicht immer alles nach Plan. Bleiben Sie flexibel, verlieren Sie nicht den Humor und üben Sie relevante englische Redewendungen. Hier ein paar Vorschläge:

Telefonate vorbereiten

Schon Alexander Graham Bell, der Erfinder des Telefonapparats, wusste, dass Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg ist. Es lohnt sich im Voraus zu wissen, mit wem Sie sprechen werden und welche Themen Sie besprechen wollen. So wirken Sie sicherer und können im Gespräch die gewünschten Akzente setzen.

• Sich vorstellen: Überlegen Sie, wie Sie sich am Telefon vorstellen und üben Sie dies. Zur Vorstellung gehört gewöhnlich Ihr Name, Unternehmen und Aufgabenbereich. Sprechen Sie deutlich, nicht zu schnell und mit freundlicher Stimme. So machen Sie einen guten ersten Eindruck.
• Üben Sie interkulturelle Kompetenz: Je nach Kulturkreis kann der Gesprächsverlauf ganz unterschiedlich sein. Erkundigen Sie sich also im Voraus, wie viel Small Talk üblich ist, bevor Sie mit der Tür ins Haus fallen.
• Halten Sie Ihre Kontaktdaten bereit: Überlegen Sie sich, wie man Sie am besten erreicht. Relevante Telefonnummern und Adressen sollten immer in Reichweite sein.
• Machen Sie sich Notizen: Es muss nicht mit Stift und Papier sein, aber Sie sollten darauf vorbereitet sein, im Gespräch Kontaktdaten und wichtige Informationen zu notieren.

Tipps für Videokonferenzen

Die kommunikativen Fähigkeiten, die Sie für Telefonate brauchen, sind natürlich auf verschiedene Geräte und Plattformen übertragbar. Festnetz- und Mobiltelefone sind heute nur zwei von vielen Optionen und vor allem bei der Software ist die Auswahl groß. Zu den bekannteren Optionen gehören Programme, wie Google Hangouts, Microsoft Teams, TeamViewer, GoToMeeting, Webex, Zoom, WhatsApp oder Skype. Diese Tools bieten Vorteile, wie eine große Anzahl an Teilnehmer*innen, das Teilen von Bildschirmen, Videoaufnahmen der Konferenzen und mehr. Zur Vorbereitung gibt es ein paar einfache Tipps:

• Vorher testen: Wenn Teilnehmer*innen die Software bisher gar nicht oder nur selten benutzt haben, lohnt sich ein Testlauf. Es ist schwer genug, Termine zu finden. Deshalb ist es besonders frustrierend, wenn sich ein Call wegen technischer Probleme verzögert.
• Störgeräusche vermeiden: Mit vielen Teilnehmer*innen nehmen Hintergrundgeräusche und Rauschen schnell überhand. Um dies zu vermeiden, suchen Sie rechtzeitig einen ruhigen, ungestörten Platz. Machen Sie es sich zur guten Angewohnheit, Ihr Mikrofon stumm zu schalten, wenn Sie nicht sprechen.
• Video dosieren: Ein Call ist persönlicher, wenn man sein Gegenüber sehen kann, doch die Videoübertragung kann die Qualität und Geschwindigkeit der Verbindung negativ beeinflussen. Als Kompromiss kann man den Call mit Video starten und es dann später ausschalten, um die Akustik zu verbessern.

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