Nutzen Sie diese Checkliste für Ihre Abwesenheitsnachricht

Abwesenheitsnachrichten richtig schreiben

Bildnachweis: Michael Haslim

Der erste Eindruck zählt. Das gilt auch, wenn Sie gerade im Urlaub sind. Mit diesen fünf einfachen Tipps bleibt Ihre Kommunikation auch in Ihrer Abwesenheit professionell.

Unsere Kommunikationstrainer werden oft nach Tipps zu Abwesenheitsnachrichten gefragt (auf Englisch OOO für „out-of-office message“). Dies ist zurecht ein beliebtes Thema, denn diese eine E-Mail könnte an hunderte von Kontakte und potentielle Kunden gesendet werden. Sowohl bei englischen als auch deutschen Abwesenheitsnachrichten habe ich schon viele Fehler entdeckt, die sich leicht hätten vermeiden lassen. Wie bei allen wichtigen E-Mails sollten Sie sich beim Verfassen Zeit lassen und die fertige Version von einem Kollegen gegenlesen lassen.

Um Missverständnisse und unnötige Fehler zu vermeiden, achten Sie auch auf diese fünf Punkte:

1. Kommen Sie gleich zur Sache

Geht es Ihnen wie mir? Ich habe wenig Zeit, alle E-Mails zu lesen und bin daher für kurze Nachrichten dankbar. Viele Menschen öffnen Abwesenheitsnachrichten nicht einmal. Deswegen schreiben Sie die wichtigsten Informationen am besten direkt in die Betreffzeile: „Bis 30. August 2018 im Urlaub“. Damit ist das Wichtigste gesagt und Sie haben Ihrem Gegenüber wertvolle Zeit gespart.

2. Schreiben Sie Termine aus

Wussten Sie, dass 1/4/2018 im Amerikanischen den 4. Januar 2018 meint, während man in Großbritannien darunter den 1. April 2018 versteht? Falls Sie internationale Kunden haben, lohnt es sich also, den Monat auszuschreiben.

3. Vorsicht bei Copy-and-paste

Abwesenheitsnachrichten sind natürlich von Urlaub zu Urlaub ähnlich, aber gerade beim Kopieren alter Nachrichten passieren die meisten Fehler. Denken Sie also immer daran, Datum, Jahreszahl und Urlaubsvertretung zu aktualisieren und die Nachricht nochmal Korrektur zu lesen. Sie helfen damit nicht nur sich selbst, sondern auch Ihrer Vertretung und Ihren Kontakten.

4. Die wichtigsten Fragen klar beantworten

Mit den Urlaubsterminen ist das Wichtigste geklärt, aber nicht jedes Anliegen kann warten bis Sie wieder im Büro sind. Beantworten Sie also die wichtigsten Fragen kurz und knapp. Wer vertritt Sie? Wird die E-Mail weitergeleitet? Wen kann ich im Notfall anrufen? Vielleicht wissen Sie schon, dass ein bestimmtes Anliegen während Ihrer Abwesenheit auftreten wird. Dann können Sie in Ihrer Nachricht gleich die Lösung oder den Verantwortlichen angeben.

5. Sie haben internationale Kunden? Schreiben Sie zweisprachig …

Arbeiten Sie in einem internationalen Unternehmen, wird nicht jeder Ihre deutsche Abwesenheitsnachricht verstehen. Es ist also nicht nur praktisch, sondern zeugt auch von kommunikativem Weitblick, Ihre Abwesenheitsnachricht zweisprachig zu verfassen.

Sie möchten mehr über die schriftliche Kommunikation in der internationalen Geschäftswelt lernen? Schreiben Sie uns an!

Anthony Armiger

Anthony Armiger
Business Development Manager

Tony kommt aus Baltimore, Maryland in den USA und hat an der Goethe Universität in Frankfurt studiert. Bei EnglishBusiness ist er der erste Ansprechpartner für Kunden im Trainingsbereich und hält spannende Vorträge über interkulturelle Kommunikation. In seiner Freizeit spielt er Fußball und ist oft auf Reisen. Er bloggt hier über Kommunikation, Sprachtraining und seine amerikanische Heimat.

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