Datenschutz und Informationssicherheit bei Übersetzungen

Bildnachweis: Chris Panas

Wenn Texte in andere Sprachen übertragen werden, ist die Sicherheit der Daten keine Selbstverständlichkeit. Datenschutz und Informationssicherheit gehören zu den größten Herausforderungen der Digitalisierung. Das betrifft insbesondere Übersetzungsdienstleister. Die Verarbeitung von Informationen ist unser Geschäft und dazu gehört deren Sicherheit zu gewährleisten.

Informationen können heute in Bruchteilen von Sekunden millionenfach geteilt werden, daher ist es immer schwieriger ihre Verbreitung zu kontrollieren. Eine Vielzahl von Kommunikationssoftwares, Cloud-Servern, Cyberkriminalität und neuer Gesetzesvorlagen machen es zudem schwierig, den Überblick zu behalten. Vor allem beim Übersetzen lohnt es sich also, die Risiken zu kennen – egal, ob man selber übersetzt oder Dienstleister beauftragt.

Warum müssen Informationen geschützt werden?

Informationen sind ein wertvolles Gut. Das merkt man auch daran, dass in den letzten Jahren der gesetzliche Rahmen geschaffen wurde, um ihren Missbrauch zu bestrafen. Man kann dabei zwei Kategorien unterscheiden:

Der Datenschutz beschäftigt sich vor allem mit personenbezogenen Daten. Durch die DSGVO haben Menschen in EU-Ländern ein starkes Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Sie können also entscheiden, welche Daten erhoben, gespeichert, verarbeitet und geteilt werden. Auf der anderen Seite bedeutet dies für viele Unternehmen eine ernstzunehmende Verpflichtung.

Unter Informationssicherheit versteht man den Schutz von Daten und Informationen als Werte von Unternehmen. Bei börsennotierten Unternehmen liegt der Fokus vor allem auf Insiderinformationen. Es handelt sich dabei um nicht öffentlich bekannte Tatsachen, die sich auf den Preis von Wertpapieren auswirken können. Insiderinformationen unbefugt weiterzugeben ist strafbar und der Insiderhandel erst recht.

Risiken bei der Übersetzung von vertraulichen Informationen

Der Schutz von Informationen ist immer eine Abwägung verschiedener Faktoren. Am sichersten wäre es Informationen gar nicht zu verarbeiten, aber das ist natürlich keine praktikable Lösung. Bei einer Übersetzung geht es vor allem um sprachliche Qualität und fachliche Kompetenz, aber auch zeitliche Fristen, Budget, Service und eben Sicherheit spielen eine Rolle. Um bei der Übersetzung eine angemessene Entscheidung zu treffen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Wer übersetzt meine Informationen?
• Ist die Kommunikation sicher?
• Wo werden die Daten gespeichert?
• Gibt es einen Dienstleistungsrahmenvertrag oder eine gesonderte Datenschutzvereinbarung?

Die meisten Übersetzungsdienstleister arbeiten mit Freiberuflern und so ist es wichtig, dass Maßnahmen getroffen wurden, um die Kommunikation und den Datentransfer so sicher wie möglich zu gestalten. Vertrauliche Daten per E-Mail hin und her zu spielen ist nicht sehr sicher. Etwas besser ist es, wenn die Kommunikation verschlüsselt stattfindet. Doch schon kleinere Agenturen arbeiten mit Übersetzungsplattformen, die einen passwortgeschützten Download oder das Arbeiten direkt im Browser ermöglichen.

Softwarehilfen können allerdings auch Risiken darstellen. Termbanken, Übersetzungsspeicher und maschinelle Übersetzung sind weit verbreitet, doch ihre Sicherheit hängt stark davon ab, wie sie genutzt werden. Termbanken und Übersetzungsspeicher sollten pro Kunde angelegt werden und besser lokal als in der Cloud gespeichert werden. Gratis-Übersetzungstools sind für vertrauliche Informationen nicht geeignet.

Sie merken schon, es gibt hier einiges zu beachten. Wer wenig Zeit hat, sich mit den Details des Übersetzungsprozess auseinanderzusetzen, kann sich auch auf internationale Standards wie die ISO 17100 verlassen. Unternehmen, die nach solchen Standards zertifiziert sind, weisen die Sicherheit und Qualität ihrer Prozesse regelmäßig nach.

5 Schritte für eine sichere Übersetzung

Sie möchten eine Übersetzung in Auftrag geben und halten die darin enthaltenen Informationen für schützenswert? So können Sie vermeiden, dass Ihr Text in die falschen Hände gerät:

1. Wählen Sie Ihren Dienstleister vorsichtig: Bei der Auswahl eines Übersetzungsdienstleisters helfen Ihnen neben den oben erwähnten ISO-Standards auch Fachverbände wie der BDÜ oder der QSD.
2. Sichern Sie die Kommunikation: Je nach Wert der Informationen, sollten Sie E-Mails verschlüsselt senden und für den Dateitransfer einen eigenen Downloadserver einrichten.
3. Zensieren Sie Ihre Texte: Der beste Weg, Risiken bei der Übersetzung zu vermeiden, ist, vertrauliche Information aus der zu übersetzenden Datei zu löschen. Das können Namen, Kontaktinformationen, Zahlen oder Fakten sein. Wenn Sie diese Informationen erst nach der Übersetzung wieder einfügen, behalten Sie die volle Kontrolle.
4. Minimieren Sie Prozesse: Jede zusätzliche Person und jedes Programm stellen ein Risiko dar. Es gilt daher zu prüfen, ob der Qualitätsgewinn das Risiko wert ist. Der Effekt vervielfacht sich, wenn die Informationen verschickt oder gespeichert werden. Ein guter Übersetzungsdienstleister bietet eine einzige Anlaufstation und fertigt alle nötigen Schritte für eine hochwertige Übersetzung in einer sicheren Umgebung ab.
5. Klären Sie auf: Wenn Sie andere Personen oder Dienstleister an dem Projekt beteiligen, klären Sie diese auf, welche Dokumente vertraulich sind und welche Maßnahmen beachtet werden sollen. Den Erhalt dieser Informationen können Sie sich auch schriftlich bestätigen lassen.

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