Nutzen Sie diese Checkliste für Ihre Abwesenheitsnotiz
Bildnachweis: Michael Haslim
Der erste Eindruck zählt. Das gilt auch, wenn Sie gerade im Urlaub sind. Mit diesen fünf einfachen Tipps bleibt Ihre Kommunikation auch in Ihrer Abwesenheit professionell.
Unsere Kommunikationstrainer*innen werden oft nach Tipps zu Abwesenheitsnotizem gefragt (auf Englisch OOO für „out-of-office message“). Dies ist zurecht ein beliebtes Thema, denn diese eine E-Mail könnte an hunderte von Kontakten und potentielle Kund*innen gesendet werden. Sowohl bei englischen als auch deutschen Abwesenheitsnotizen habe ich schon viele Fehler entdeckt, die sich leicht hätten vermeiden lassen. Wie bei allen wichtigen E-Mails sollten Sie sich beim Verfassen Zeit lassen und die fertige Version von einer Kollgin oder einem Kollegen gegenlesen lassen.
Um Missverständnisse und unnötige Fehler zu vermeiden, achten Sie auch auf diese fünf Punkte:
1. Abwesenheit in die Betreffzeile
Geht es Ihnen wie mir? Ich habe wenig Zeit, alle E-Mails zu lesen und bin daher für kurze Nachrichten dankbar. Viele Menschen öffnen Abwesenheitsnotizen nicht einmal. Deswegen schreiben Sie die wichtigsten Informationen am besten direkt in die Betreffzeile: „Bis 30. August 2022 im Urlaub“. Damit ist das Wesentliche gesagt und Sie haben Ihrem Gegenüber wertvolle Zeit gespart.
