Nutzen Sie diese Checkliste für Ihre Abwesenheitsnotiz

Abwesenheitsnachrichten richtig schreiben

Bildnachweis: Michael Haslim

Der erste Eindruck zählt. Das gilt auch, wenn Sie gerade im Urlaub sind. Mit diesen fünf einfachen Tipps bleibt Ihre Kommunikation auch in Ihrer Abwesenheit professionell.

Unsere Kommunikationstrainer*innen werden oft nach Tipps zu Abwesenheitsnotizem gefragt (auf Englisch OOO für „out-of-office message“). Dies ist zurecht ein beliebtes Thema, denn diese eine E-Mail könnte an hunderte von Kontakten und potentielle Kund*innen gesendet werden. Sowohl bei englischen als auch deutschen Abwesenheitsnotizen habe ich schon viele Fehler entdeckt, die sich leicht hätten vermeiden lassen. Wie bei allen wichtigen E-Mails sollten Sie sich beim Verfassen Zeit lassen und die fertige Version von einer Kollgin oder einem Kollegen gegenlesen lassen.

Um Missverständnisse und unnötige Fehler zu vermeiden, achten Sie auch auf diese fünf Punkte:

1. Abwesenheit in die Betreffzeile

Geht es Ihnen wie mir? Ich habe wenig Zeit, alle E-Mails zu lesen und bin daher für kurze Nachrichten dankbar. Viele Menschen öffnen Abwesenheitsnotizen nicht einmal. Deswegen schreiben Sie die wichtigsten Informationen am besten direkt in die Betreffzeile: „Bis 30. August 2022 im Urlaub“. Damit ist das Wesentliche gesagt und Sie haben Ihrem Gegenüber wertvolle Zeit gespart.

2. Schreiben Sie die Monate aus

Wussten Sie, dass 1/4/2022 im Amerikanischen den 4. Januar 2022 meint, während man in Großbritannien darunter den 1. April 2022 versteht? Falls Sie internationale Kund*innen haben, lohnt es sich also, den Monat auszuschreiben.

3. Vorsicht bei Copy-and-paste

Abwesenheitsnachrichten sind natürlich von Urlaub zu Urlaub ähnlich, aber gerade beim Kopieren alter Nachrichten passieren die meisten Fehler. Denken Sie also immer daran, Datum, Jahreszahl und Urlaubsvertretung zu aktualisieren und die Nachricht nochmal Korrektur zu lesen. Sie helfen damit nicht nur sich selbst, sondern auch Ihrer Vertretung und Ihren Kontakten.

4. Die wichtigsten Fragen klar beantworten

Mit den Urlaubsterminen ist das Wichtigste geklärt, aber nicht jedes Anliegen kann warten bis Sie wieder im Büro sind. Beantworten Sie also die wichtigsten Fragen kurz und knapp. Wer vertritt Sie? Wird die E-Mail weitergeleitet? Wen kann ich im Notfall anrufen? Vielleicht wissen Sie schon, dass ein bestimmtes Anliegen während Ihrer Abwesenheit auftreten wird. Dann können Sie in Ihrer Nachricht gleich die Lösung oder den oder die Verantwortliche(n) angeben.

5. Sie haben internationale Kund*innen? Schreiben Sie zweisprachig …

Arbeiten Sie in einem internationalen Unternehmen, wird nicht jeder Ihre deutsche Abwesenheitsnachricht verstehen. Es ist also nicht nur praktisch, sondern zeugt auch von kommunikativem Weitblick, Ihre Abwesenheitsnachricht zweisprachig zu verfassen.

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