Wie kann man die Kommunikation in internationalen Unternehmen verbessern?

Gute Kommunikation ist die Grundlage für starke Zusammenarbeit und leistungsfähige Teams. In internationalen Unternehmen treffen oft verschiedenste Persönlichkeiten, Sprachen und Kulturen aufeinander. Das macht effektive Kommunikation zur Herausforderung. Deshalb rentiert sich eine Investition in eine achtsame, bewusstere Kommunikation bei internationalen Teams in der Regel um ein Vielfaches. Doch wie genau funktioniert das mit der besseren Kommunikation im Unternehmen eigentlich?

Bildnachweis: Julia Craice 

Es gibt kaum etwas so Frustrierendes, wie das Gefühl nicht verstanden zu werden – und das gilt vor allem im Beruf. Egal ob bei der Personalführung, im Vertrieb, im Projektmanagement oder beim Smalltalk mit Kolleg*innen; wenn die Informationen nicht richtig ankommen, wird es schwer.

Unternehmen, die international wachsen und in neue Märkte expandieren, merken oft an vielen Stellen, dass die bisherigen Kommunikationsstrategien an ihre Grenzen stoßen. Im Vordergrund stehen dabei oft sprachlichen Fähigkeiten, doch schnell wird klar: Kommunikation ist mehr als Sprache.

Wie soll man also vorgehen, wenn die die Kommunikation mit internationalen Stakeholder*innen oder Teams nicht reibungslos läuft?

Bei EnglishBusiness blicken wir auf drei Bereiche:

Sprachlicher Aspekt der Kommunikation

Es ist eine große Herausforderung, wichtige Themen in einer Fremdsprache zu kommunizieren. Man fühlt sich unsicher, das Zuhören fällt schwer und beim Reden fehlen plötzlich Witz und Charme. Mögliche sprachliche Schwierigkeiten können dazu führen, dass Mitarbeiter*innen oder Kolleg*innen auch fachlich unterschätzt werden.

Persönlichkeitsaspekt der Kommunikation

Läuft die Zusammenarbeit im Team nicht rund, lohnt sich eine Persönlichkeitsanalyse. Menschen haben in der Kommunikation tief verwurzelte Vorlieben. Mitglieder eines Teams können organisiert oder unbekümmert, reserviert oder gesellig, ruhig oder emotional sein. Es gibt hier ausdrücklich kein Richtig oder Falsch, aber es hilft, die eigene Persönlichkeit und die der Kollegen zu kennen. Nur wer einen Menschen versteht, kann ihn auch richtig ansprechen.

Kultureller Aspekt der Kommunikation (Interkulturelle Kommunikation)

Interkulturelles Verständnis ist ein wichtiger Aspekt in der Kommunikation. Dabei ist jedoch nicht nur Nationalität gemeint. Auch Unternehmen selbst können unterschiedliche Kulturen haben. Je diverser Kund*innen, Mitarbeitende und andere Stakeholder*innen sind, desto höher ist das Potenzial für kulturelle Missverständnisse. Das kann entweder zu Frustration führen oder, im besten Fall, durch Offenheit und Lernwilligkeit das Unternehmen bereichern.

Was kann man also tun, um Reibungen in der internen und externen Kommunikation zu vermeiden?

Wie kann man sein Englisch schnell verbessern?

Wer sein Englisch verbessern will, muss vor allem Englisch sprechen und hören. Jeder Kontakt mit der Sprache kann als Training gewertet werden. Wechseln Sie also mit englischen Muttersprachler*innen ins Englische, schauen Sie Filme und Serien und hören Sie Podcasts auf Englisch. Oder Sie planen Ihren nächsten Urlaub in ein englischsprachiges Land (Tipp: Es muss nicht immer USA oder UK sein. Haben Sie z.B. schonmal über Südafrika als Reiseziel nachgedacht?).

Um gezielt an den Englischkenntnissen für den Beruf zu arbeiten, sind Firmenkurse ein probates Mittel. So kann die HR-Abteilung den Mitarbeitenden nicht nur echten Mehrwert bieten, sondern auch durch bessere Kommunikation die Leistung steigen. Regelmäßige Gruppenkurse fördern zudem das Teambuilding. Wer mehr investieren will, kann durch ein Einzelcoaching schnellere Ergebnisse erreichen und vor allem bei Führungskräften gezielt auf individuelle Themen eingehen.

Sprachliche Herausforderungen lassen sich mit dem richtigen Training zuverlässig lösen und sind eine gewinnbringende Investition ins eigene Personal.

Wie können unterschiedliche Persönlichkeiten optimal zusammenarbeiten?

Menschen können sehr unterschiedlich sein. Persönliche Neigungen sind ein wichtiger Faktor in der Kommunikation. Wer die Neigungen seines Gegenübers kennt, kann bewusst den richtigen Ton treffen, wenn es um Arbeitsanweisungen, Feedback, Verhandlungen oder Nachrichten geht. Hilfreich ist es auch, die eigenen Neigungen zu kennen und zu reflektieren und diese auch an Kolleg*innen zu kommunizieren.

Hierzu gibt es zahlreiche kostenlose Persönlichkeitstests online. Diese bieten zwar keine Lösungen per se, helfen aber die eignen Neigungen zu verstehen und bieten das richtige Vokabular, um Neigungen zu kommunizieren.

Der nächste Schritt ist es, im Team über die verschiedenen Persönlichkeiten und ihre Auswirkungen im Arbeitsalltag zu reden. Hier wachsen das Verständnis und der Zusammenhalt im Team. Vor allem Führungskräfte können so für verschiedene Persönlichkeitstypen und Synergien im Team sensibilisiert werden. Ein externer Moderator kann dem Gespräch in einem Workshop Struktur und den Blick von außen geben.

Wie kann man mit interkultureller Kompetenz die Kommunikation verbessern?

Um sicher im interkulturellen Kontext zu agieren, helfen ein breites Wissen verschiedener Bräuche sowie gesammelte Erfahrungen in anderen Ländern. Noch weitaus wichtiger ist jedoch die Offenheit gegenüber Neuem und die Bereitschaft, von anderen zu lernen. Kulturelle Missverständnisse rühren oft daher, dass wir zu befangen sind zu Gunsten dessen, was wir kennen und was in der Vergangenheit funktioniert hat.

Diese Befangenheit lässt sich effektiv durch Simulationen aufzeigen und durchbrechen. Bei EnglishBusiness nutzen wir zum Beispiel eine Methode, bei der wir die Teilnehmer*innen in zwei fiktive Kulturen unterteilen. Die beiden Teams lernen eine Sprache und bestimmte Bräuche. Im nächsten Schritt wird das Verhalten der jeweils anderen Gruppe erforscht. Schnell merken die Teilnehmer*innen, dass ihre Intuitionen oftmals hinderlich sind, und sie das andere Team besser verstehen, je offener sie ihm begegnen.

Wer eine andere Kultur richtig verstehen will, kommt allerdings nicht wirklich umhin, zu Reisen und in das tägliche Leben und die Kultur der Menschen einzutauchen. Je immersiver die Erfahrung, desto größer der Effekt.

Tipps für bessere Kommunikation im Berufsalltag

Bessere Kommunikation im Unternehmen entsteht auch durch bessere Kommunikation der einzelnen Mitarbeitenden. Mit diesen sechs Tipps finden findet jede*r einen Ansatzpunkt, um im Alltag besser zu kommunizieren.

Mehr Empathie

Gute Kommunikation ist immer ein Zusammenspiel aller Beteiligten. Nur wer die Kolleg*innen versteht, kann im Unternehmen gut kommunizieren. Dazu gehört vor allem, die Emotionen, Motive und Persönlichkeit des Gegenübers zu verstehen und nachempfinden zu können. Mit anderen Worten, man braucht Empathie.

Es handelt sich hier jedoch nicht um einen magischen siebten Sinn. Oft reicht es schon anzuerkennen, dass man nicht weiß, was im anderen Menschen vorgeht oder welche Herausforderungen er gerade durchlebt.

Sinnvolle Meetings

Meetings waren schon vor der Pandemie bei vielen Mitarbeitenden nicht allzu beliebt. Die Veränderung hin zu virtuellen Meetings hat die Problematik zwar verändert, aber nicht gelöst.

Im Kern ist das Problem klar, denn in kaum einer Belegschaft gibt es Menschen, die sich mehr oder längere Meetings wünschen. Es wurde auch schon viel dazu geschrieben, wie Meetings effizienter gestaltet werden können, doch mit der Umsetzung tun sich viele schwer.

Es gibt auch einen überzeugenden Grund, die Effektivität von Meetings zu priorisieren. Dazu braucht man sich nur zu überlegen, was der durchschnittliche Stundenlohn der Teilnehmer*innen ist und es mit der Länge und Teilnehmerzahl zu multiplizieren. Es gibt sogar einen Online-Rechner, der die Kosten eines Meetings bestimmt.

Vielleicht sind die guten Ratschläge zur Meetingkultur auch einfach zu kompliziert. Probieren Sie in Ihrem Unternehmen doch mal eine Woche die Methode von Seth Godin:

  1. Wer nicht ein einem Meeting teilnehmen möchte, muss es auch nicht. Die Mitarbeiter*in bekommt stattdessen die Zusammenfassung des Meetings und gibt das Mitspracherecht zum Thema des Meetings auf.
  2. Einzelne Teilnehmer*innen eines Meetings können das Meeting abbrechen, wenn sie es für Zeitverschwendung halten.

Wer nun ein Meeting einberuft, muss sich also gut überlegen, ob dieses wirklich wichtiger ist als die Arbeit, die die Kolleg*innen sonst in der Zeit verrichten würden.

Regelmäẞiges Feedback

Feedback kann schnell emotional werden und damit sein eigentliches Ziel verfehlen. Das Feedback soll dazu dienen, dass die Empfänger*in weiß, was bei einem Projekt gut oder schlecht gelaufen ist. So kann sie sich und ihre Arbeit weiterentwickeln.

Fühlt sich jemand durch das Feedback angegriffen, ist ein produktives Ergebnis jedoch unwahrscheinlich. Wie können wir es also besser machen?

  1. Bleiben Sie objektiv. Es geht um die Arbeit, nicht die Person.
  2. Fragen Sie nach Erlaubnis und vereinbaren Sie einen Termin. Feedback ist nicht immer erwünscht und nicht immer hilfreich.
  3. Kritisieren Sie nicht die Symptome eines tieferliegenden Problems.
  4. Seien Sie so empathisch wie möglich.
  5. Geben Sie Feedback lieber regelmäßig und in kleinen Dosen.
  6. Bitten Sie selbst um Feedback.

Klare Sprache nutzen

Auch sprachliche Fähigkeiten gehören zu guter Kommunikation – und damit sind nicht nur Fremdsprachen gemeint. Das hört sich offensichtlich an, aber vielleicht wird gerade deswegen die Kunst des Schreibens und Sprechens in der Geschäftswelt oft unterschätzt.

Wer sich gut ausdrückt, wirkt kompetent, kann effektiv Informationen vermitteln und Menschen überzeugen. Die Investition in ein Seminar zum Präsentieren oder Schreiben, wird sich also in fast allen Bereichen Ihres beruflichen Lebens bezahlt machen.

Auch auf Unternehmensebene lohnt es sich, in den sprachlichen Auftritt zu investieren. Eine einheitliche Unternehmenssprache bring mehr Klarheit in der Kommunikation und ist wesentlicher Teil der Corporate Identity.

Führungskräfte geben den Ton an

Führungskräfte sind für das Arbeitsumfeld und die Unternehmenskultur verantwortlich – und damit auch maßgeblich für den Kommunikationsstil. Es ist also durchaus etwas dran an dem alten Sprichwort, dass der Fisch vom Kopf her stinkt. Was können gute Führungskräfte also tun, um die Kommunikation im Unternehmen zu fördern?

  • Mit gutem Beispiel vorangehen: Es ist schwer, etwas von den Mitarbeitenden zu verlangen, was man nicht selbst vorlebt. Wenn es darum geht, die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern, stehen Führungskräfte also besonders in der Verantwortung. Das heißt auch, dass ein Kommunikationstraining für Führungskräfte besonders effektiv ist.
  • Offenheit: Sie wollen, dass Mitarbeitende ihre Ideen und Anliegen teilen? Dann ist es wichtig, dass Vorgesetze sich in mehrfacher Hinsicht offen zeigen. Es fängt damit an, dass sie regelmäßig ansprechbar sind. Darüber hinaus sollen die Vorgesetzen aktiv zuhören und auf neue Ideen oder Probleme der Belegschaft ernsthaft eingehen. Führungskräfte, die nicht nur selbst reden, werden mit kreativen, produktiveren Teams belohnt.
  • Kritikfähigkeit vorleben: In einer Führungsposition kommt man nicht drum herum, auch mal Kritik zu üben. Kritik wird aber eher konstruktiv aufgenommen, wenn man auch selbst Kritik einsteckt. Führungskräfte sollten also aktiv das Feedback der Mitarbeitenden suchen und konstruktiv damit umgehen.
  • Danke sagen: Natürlich können Führungskräfte ihre Dankbarkeit durch Boni, freie Tage oder Teamevents ausdrücken. Doch für die tägliche Zusammenarbeit zählen vor allem die kleinen Dinge. Es gibt kaum etwas mit einem bessern ROI als einfach mal „Danke“ zu sagen – egal, ob sich jemand die Zeit für ein Meeting genommen, eine Frage gestellt oder ein Problem gelöst hat.

Fazit: Gute Kommunikation im Unternehmen will gepflegt werden

Es ist immer möglich besser zu kommunizieren und der erste Schritt ist gar nicht so schwer. Doch für nachhaltige Verbesserungen müssen Ziele gesetzt und priorisiert werden. Halten Sie also Ihre Kommunikationsziele schriftlich fest und leiten Sie konkrete Maßnahmen für alle Beteiligten ab. Teilen sie diesen Plan und helfen Sie sich gegenseitig, wenn alte Muster wieder auftreten.

Ihr Unternehmen ist im Umbruch? Sie wollen eine neue Unternehmenskultur etablieren oder die Kommunikation in globalen Teams verbessern? Kontaktieren Sie unsere Berater*innen und wir erklären, wie wir helfen können!

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